Polityka Prywatności serwisu Endokids.pl

§ 1. Administrator danych i kontakt

1. Administratorem danych osobowych jest Tomasz Czaja, wykonujący działalność leczniczą w formie indywidualnej praktyki lekarskiej pod firmą: Endokrynologia Tomasz Czaja, adres: ul. Telefoniczna 23G/50, 91-728 Łódź, NIP: 8781725793, REGON: 542226983, wpis do Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą (Okręgowa Rada Lekarska w Łodzi), nr księgi rejestrowej: 000000292178 (dalej: „Administrator”).
2. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych:
   • e-mail: kontakt@endokids.pl.
3. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych — zgodnie z art. 37 RODO obowiązek taki nie dotyczy indywidualnej praktyki lekarskiej (zob. motyw 91 RODO). Punktem kontaktowym we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych jest Administrator.

§ 2. Podstawy prawne

Dane osobowe przetwarzamy zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności:

1. Rozporządzeniem (UE) 2016/679 (RODO);
2. ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;
3. ustawą z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta;
4. ustawą z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej;
5. ustawą z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia;
6. rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania;
7. ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną;
8. ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej („PKE”) — w zakresie plików cookies (art. 399 PKE) oraz komunikacji marketingowej (art. 398 PKE).

§ 3. Skąd mamy dane

1. Od Zamawiającego — dane podane w formularzu rejestracji Konta, w formularzu rezerwacji Teleporady, w trakcie Teleporady, w korespondencji oraz w postępowaniu reklamacyjnym.
2. Dane Pacjenta małoletniego przekazuje jego Przedstawiciel ustawowy (rodzic lub opiekun prawny) działający jako Zamawiający. Przekazując dane dziecka, Zamawiający oświadcza, że jest do tego uprawniony (oświadczenie składane przy rezerwacji).
3. Automatycznie — dane techniczne związane z korzystaniem z Serwisu (zob. § 5 pkt 4 i § 11).
4. Administrator nie nagrywa przebiegu Teleporad (audio ani wideo). Z udzielonego świadczenia sporządzany jest wpis w dokumentacji medycznej.

§ 4. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania

Po upływie wskazanych okresów dane są usuwane lub anonimizowane.

§ 5. Jakie dane przetwarzamy

1. Dane Zamawiającego (rodzica / opiekuna prawnego albo Pacjenta pełnoletniego):
   1. dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, a gdy Zamawiającym jest Przedstawiciel ustawowy — także adres jego miejsca zamieszkania;
   2. dane Konta: adres e-mail (login), hasło przechowywane wyłącznie w postaci nieodwracalnego skrótu kryptograficznego (hash), zapisane profile Pacjentów oraz historia rezerwacji;
   3. treść złożonych oświadczeń, o których mowa w § 7 i § 13 ust. 3 Regulaminu — m.in. o posiadaniu władzy rodzicielskiej lub opieki prawnej, zgody na udzielenie świadczenia w formie Teleporady oraz żądania wykonania usługi przed upływem terminu do odstąpienia od umowy — wraz z datą, godziną i adresem IP ich złożenia;
   4. informacje o płatności: identyfikator i status transakcji u Operatora płatności (nie przetwarzamy pełnych danych kart płatniczych);
   5. dane do faktury (jeżeli jej zażądano).
2. Dane Pacjenta: imię i nazwisko, data urodzenia, oznaczenie płci, adres miejsca zamieszkania, numer PESEL (a w razie jego braku — rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość) oraz dane dotyczące zdrowia: powód konsultacji, wywiad, przekazana dokumentacja medyczna i wyniki badań, przyjmowane leki, rozpoznania, zalecenia oraz pozostałe dane wymagane przepisami o dokumentacji medycznej.
3. Dane z przebiegu obsługi Umowy: rejestr zdarzeń opisany w § 4 (wiersz „Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń”).
4. Dane techniczne Użytkowników Serwisu: adres IP, identyfikatory urządzenia i przeglądarki, logi serwera, dane z plików cookies oraz zbiorcze dane pomiaru oglądalności treści — bez adresu IP i bez powiązania z Kontem (§ 11).

§ 6. Odbiorcy danych

1. Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora (na podstawie umów powierzenia zgodnych z art. 28 RODO):
   • dostawca hostingu: Hetzner Online GmbH (serwery zlokalizowane w Niemczech/Finlandii — EOG);
   • dostawca systemu elektronicznej dokumentacji medycznej (EDM): Medfile (BioStat sp. z o.o. z siedzibą w Rybniku);
   • dostawca usługi poczty elektronicznej dla domeny Serwisu (m.in. wysyłka potwierdzeń zawarcia Umowy, przypomnień o wizytach oraz obsługa korespondencji): Google Ireland Limited (usługa Google Workspace).
2. Samodzielni administratorzy, którym dane są ujawniane w związku z realizacją usług:
   • PayU S.A. z siedzibą w Poznaniu — w zakresie niezbędnym do realizacji płatności i zwrotów; PayU przetwarza dane jako odrębny administrator, zgodnie z własną polityką prywatności;
   • Centrum e-Zdrowia — system P1 (Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizy i Udostępniania Zasobów Cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych) — w zakresie e-recept, e-skierowań i raportowania zdarzeń medycznych, na podstawie obowiązku ustawowego; dane są następnie dostępne dla Pacjenta (Przedstawiciela ustawowego) m.in. na Internetowym Koncie Pacjenta;
   • inne podmioty wykonujące działalność leczniczą oraz laboratoria — wyłącznie w razie kontynuacji leczenia lub zlecenia badań, w zakresie wynikającym z przepisów;
   • bank Administratora — w zakresie rozliczeń.
3. Organy publiczne uprawnione na podstawie przepisów prawa (np. Rzecznik Praw Pacjenta, sądy, organy kontroli) — wyłącznie na ich uzasadnione żądanie.

§ 7. Przekazywanie danych poza EOG

Dane osobowe są przetwarzane co do zasady na serwerach zlokalizowanych w EOG (m.in. hosting Hetzner — Niemcy/Finlandia). W związku z korzystaniem z usług poczty elektronicznej Google dane zawarte w korespondencji e-mail (m.in. potwierdzenia zawarcia Umowy i przypomnienia o wizytach) mogą być przetwarzane przez Google LLC również poza EOG — na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony dla podmiotów certyfikowanych w ramach EU–U.S. Data Privacy Framework, a uzupełniająco na podstawie standardowych klauzul umownych. Dokumentacja medyczna nie jest przekazywana poza EOG.

§ 8. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Każdej osobie przysługuje prawo: dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO), sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18), przenoszenia danych w zakresie przetwarzanym na podstawie umowy lub zgody (art. 20), sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21) oraz wycofania zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania (art. 7 ust. 3).
2. Prawa Pacjenta małoletniego wykonuje jego Przedstawiciel ustawowy. Dostęp do dokumentacji medycznej oraz jej udostępnianie odbywa się na zasadach określonych w ustawie o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz w § 15 Regulaminu (pierwsze udostępnienie w żądanym zakresie — bezpłatnie).
3. Ograniczenie istotne dla pacjentów: prawo do usunięcia danych oraz prawo sprzeciwu nie obejmują dokumentacji medycznej — jej prowadzenie i przechowywanie przez okres wskazany w § 4 jest ustawowym obowiązkiem Administratora i nie zależy od woli Pacjenta ani jego Przedstawiciela ustawowego. Dotyczy to również usunięcia Konta: likwidacja Konta (możliwa w każdej chwili) nie powoduje usunięcia dokumentacji medycznej ani danych przechowywanych w celach rozliczeniowych i obrony roszczeń (§ 4).
4. Wnioski dotyczące danych można składać kanałami wskazanymi w § 1 ust. 2. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca (z możliwością przedłużenia o kolejne dwa miesiące w sprawach skomplikowanych, o czym poinformujemy).
5. Każdej osobie przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

§ 9. Czy podanie danych jest obowiązkowe

1. Podanie adresu e-mail i ustanowienie hasła jest warunkiem założenia Konta, a posiadanie Konta — warunkiem rezerwacji Teleporady.
2. Podanie danych identyfikacyjnych, kontaktowych i danych o stanie zdrowia w zakresie wskazanym w formularzu rezerwacji jest warunkiem udzielenia świadczenia zdrowotnego — wynika z przepisów o dokumentacji medycznej i bez tych danych przeprowadzenie Teleporady nie jest możliwe. Udzielenie świadczenia zdrowotnego nie wymaga odrębnej zgody na przetwarzanie danych o zdrowiu — podstawą przetwarzania jest art. 9 ust. 2 lit. h RODO (§ 4).
3. Podanie danych do płatności jest warunkiem zawarcia Umowy; podanie danych do faktury — warunkiem jej wystawienia.
4. Podanie pozostałych danych (np. dobrowolnego opisu problemu dołączanego przy rezerwacji) jest dobrowolne.

§ 10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje wobec Użytkowników, Zamawiających ani Pacjentów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

§ 11. Pliki cookies i podobne technologie

1. Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie polegające na przechowywaniu informacji lub uzyskiwaniu dostępu do informacji w urządzeniu końcowym Użytkownika. Zasady ich stosowania reguluje art. 399 ustawy — Prawo komunikacji elektronicznej.
2. Serwis stosuje obecnie wyłącznie cookies niezbędne — wymagane do prawidłowego działania Serwisu, logowania na Konto, procesu rezerwacji i płatności oraz zapewnienia bezpieczeństwa. Ich stosowanie nie wymaga zgody (są niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez Użytkownika); podstawą przetwarzania powiązanych danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
3. Serwis nie stosuje cookies analitycznych, marketingowych ani reklamowych, nie korzysta z zewnętrznych narzędzi analitycznych (np. Google Analytics) i nie udostępnia danych Użytkowników sieciom reklamowym ani innym podmiotom trzecim w celach statystycznych.
4. Serwis prowadzi natomiast własny, zbiorczy pomiar oglądalności treści, służący wyłącznie ocenie przydatności artykułów edukacyjnych. Pomiar ten:
   • nie wykorzystuje plików cookies — korzysta z pamięci sesyjnej przeglądarki (sessionStorage), która jest usuwana automatycznie po zamknięciu karty;
   • zapisuje wyłącznie: adres odwiedzonej podstrony, sekcję Serwisu, czas widoczności strony, rodzaj urządzenia (komputer/telefon) oraz domenę strony odsyłającej — bez adresu IP, bez lokalizacji i bez powiązania z Kontem lub rezerwacją;
   • posługuje się losowym identyfikatorem sesji, który nie pozwala rozpoznać Użytkownika przy kolejnej wizycie ani połączyć go z jakąkolwiek osobą;
   • służy wyłącznie zestawieniom zbiorczym — dane są usuwane po 12 miesiącach (§ 4).

   Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Użytkownik może wnieść sprzeciw wobec tego przetwarzania (art. 21 RODO), kontaktując się z Administratorem (§ 1 ust. 2); pomiar można też wyłączyć, blokując skrypty Serwisu w ustawieniach przeglądarki — nie wpływa to na możliwość korzystania z Serwisu.

5. Jeżeli w przyszłości zostaną wdrożone opcjonalne kategorie cookies (np. analityczne lub marketingowe) albo narzędzia podmiotów trzecich, będą one uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu przez Użytkownika dobrowolnej zgody w banerze cookies (z możliwością odmowy równie łatwą jak wyrażenie zgody), a niniejsza Polityka zostanie zaktualizowana.
6. Pliki cookies można usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki; zablokowanie cookies niezbędnych może jednak uniemożliwić logowanie i rezerwację Teleporady. Informacje o stosowanych plikach cookies można uzyskać, kontaktując się z Administratorem (§ 1 ust. 2).

§ 12. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w szczególności: szyfrowanie transmisji (TLS), szyfrowanie i kontrolę dostępu do systemów przetwarzających dane medyczne, regularne aktualizacje i utwardzenie konfiguracji serwera, kopie zapasowe, rejestrowanie zdarzeń w systemach oraz procedurę postępowania na wypadek naruszenia ochrony danych (w tym ocenę obowiązku zgłoszenia naruszenia Prezesowi UODO w terminie 72 godzin i zawiadomienia osób, których dane dotyczą).

§ 13. Zmiany Polityki Prywatności

1. Polityka może być aktualizowana — w szczególności w razie zmiany przepisów, zakresu usług lub dostawców. Nowa wersja jest publikowana w Serwisie wraz z datą obowiązywania.
2. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy RODO oraz polskiego prawa.